PENDELEGASIAN WEWENANG

PENDELEGASIAN WEWENANG

Pengertian Pendelegasian Wewenang

  Delegasi wewenang adalah proses dimana manajer mengalokasikan wewenang kepada bawahannya. Delegasi adalah suatu pelimpahan wewenang dan tanggung jawab formal kepada orang lain untuk melaksanakan kegiatan tertentu.

    Pendelegasian adalah pelimpahan kekuasaan, wewenang dan tanggung jawab kepada orang lain. Pekerjaan-pekerjaan yang sifatnya rutinitas sebaiknya didelegasikan ke orang lain agar seorang manajer dapat menggunakan waktunya itu untuk melakukan tugasnya sebagai seorang manajer.

       Pendelegasian wewenang merupakan dinamika organisasi, karena dengan pendelegasian wewenang ini para bawahan mempunyai wewenang, sehingga mereka dapat mengerjakan sebagian pekerjaan delegator (pimpinan). Pendelegasian wewenang merupakan proses yang bertahap yang menciptakan pembagian kerja, hubungan kerja dan adanya kerja sama dalam suatu organisasi/perusahaan. Pendelegasian wewenang dapat memperluas ruang gerak dan waktu seorang manager.

Berikut adalah definisi atau pengertian dari Delegasi oleh beberapa pakar :

• Drs. H. Malayu S.P Hasibuan : Pendelegasian wewenang adalah memberikan sebagian pekerjaan atau wewenang oleh delegator kepada delegate (utusan) untuk dikerjakannya atas nama delegator.

• Raplh C. Davis : Pendelegasian wewenang hanyalah tahapan dari suatu proses ketika kita menyerahkan wewenang, berfungsi melepaskan kedudukan dengan melaksanakan pertanggung jawaban.

Macam-macam pandangan wewenang formal

Wewenang (authority) adalah hak untuk melakukan sesuatu atau memerintah orang lain untuk melakukan atau tidak melakukan sesuatu agar tercapai tujuan tertentu. Wewenang merupakan hasil delegasi atau pelimpahan wewenang dari atasan ke bawahan dalam suatu organisasi.Dua pandangan yang saling berlawanan tentang sumber wewenang, yaitu: 

1. Teori formal (pandangan klasik) 

Wewenang merupakan anugrah, ada karena seseorang diberi atau dilimpahi hal tersebut. Beranggapan bahwa wewenang berasal dari tingkat masyarakat yang tinggi. Jadi pandangan ini menelusuri sumber tertinggi dari wewenang ke atas sampai sumber terakhir, dimana untuk organisasi perusahaan adalah pemilik atau pemegang saham. 

2. Teori penerimaan (acceptance theory of authority)

Wewenang timbul hanya jika dapat diterima oleh kelompok atau individu kepada siapa wewenang tersebut dijalankan. Pandangan ini menyatakan kunci dasar wewenang oleh yang dipengaruhi (influencee) bukan yang mempengaruhi (influencer). Jadi, wewenang tergantung pada penerima (receiver), yang memutuskan untuk menerima atau menolak.

     Kekuasaan sering dicampur adukkan dengan wewenang, padahal keduanya berbeda. Bila wewenang adalah hak untuk melakukan sesuatu, maka kekuasaan adalah kemampuan untuk melakukan hak tersebut.

    Kekuasaan adalah kemampuan untuk mempengaruhi individu, kelompok, keputusan atau kejadian. Wewenang tanpa kekuasaan atau kekuasaan tanpa wewenang akan menyebabkan konflik dalam organisasi. 

3. Wewenang Lini, Staf, Dan Fungsional

Wewenang Lini (line authority) adalah wewenang dimana atasan melakukannya atas bawahannya langsung. Yaitu atasan langsung memberi wewenang kepada bawahannya, wujudnya dalam wewenang perintah dan tercermin sebagai rantai perintah yang diturunkan ke bawahan melalui tingkatan organisasi.

Wewenang Staf (staff authority) adalah hak yang dipunyai oleh satuan-satuan staf atau para spesialis untuk menyarankan, memberi rekomendasi, atau konsultasi kepada personalia ini. Kualifikasi yang harus dipenuhi oleh orang yang duduk sebagai taf yaitu dengan menganalisa melalui metode kuisioner, metode observasi, metode wawancara atau dengan menggabungkan ketiganya

Ada 2 tipe staf :

• Staf pribadi , dibentuk untuk memberikan saran,bantuan dan jasa kepada seorang manajer (individual)

• Staf spesialis, disebut sebagai “asisten pribadi” /”asisten staf” untuk memberikan saran,bantuan dan melayani seluruh lini dan unsur organisasi, disebut spesialis karena fungsinya sempit dan membutuhkan keahlian khusus

Wewenang Staf Fungsional (functional staff authority) adalah hubungan terkuat yang dapat dimiliki staf dengan satuan-satuan lini.

Keuntungan Wewenang Fungsional :

Pekerja dapat menarik keuntungan dari para ahli  dari berbagai bidang

Kerugian Wewenang Fungsional :

Kemungkinan akan munculnya masalah perilaku organisasi yang dikaitkan dengan “melayani dua tuan”. Konsekuensinya muncul kecendrungan rival yang berkembang antar departemen.

Sumber Konflik Lini-Staf Faktor-faktor yang dapat menimbulkan berbagai konflik di antara departemen dan orang-orang lini dan staf :

• Perbedaan umur dan pendidikan
• Perbedaan tugas
• Perbedaan sikap
• Perbedaan posisi

POLA PENDELEGASIAN

      Pola pendelegasian yang membawa hasil memiliki ciri-ciri khusus yang harus dipahami oleh setiap orang. Ciri-ciri khusus tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut.

      Pendelegasian yang menghasilkan bukanlah pendelegasian pesuruh/babu "Jalankan ini, jalankan itu, lakukan ini, lakukan itu, dsb." Pendelegasian yang sebenarnya tidak berfokus pada prosedur- prosedur dan cara-cara yang digunakan, tetapi terarah kepada upaya pencapaian sasaran/target dan hasil-hasilnya. Prosedur dapat ditetapkan dalam polis/suatu ketentuan, tetapi cara/metode harus dicari sendiri dan dikembangkan oleh setiap pekerja.

    Pendelegasian yang menghasilkan adalah pendelegasian penata layanan, yaitu pendelegasian yang berwawasan serta bertujuan melayani. Aspek-aspek pendelegasian ini dikemukakan di bawah ini.

Fokus pendelegasian adalah hasil kerja yang diharapkan tercapai, dalam upaya menggapai sasaran/tujuan akhir dari organisasi.

    Pendelegasian dilaksanakan dengan sikap hormat yang didasarkan atas penghargaan dan kesadaran terhadap diri sendiri sebagai sesuatu yang "berharga", serta memerhatikan harga diri dan kehendak bebas orang lain, di mana setiap pekerja dipandang sebagai subjek, dan bukan objek kerja.

    Pendelegasian yang menghasilkan melibatkan harapan-harapan yang meliputi bidang berikut.

Menekankan pada tercapainya hasil-hasil yang didambakan atau diinginkan pada waktu depan yang telah ditentukan ("desired results"). Pendelegasian menyatakan dengan tegas tentang apa yang harus dicapai, bukan bagaimana mencapainya, di mana fokus utama diarahkan kepada hasil produksi.

Pendelegasian memberikan tugas, wewenang, hak, tanggung jawab, kewajiban membuat/memberi laporan pada awal tugas, dalam tugas, dan akhir tugas untuk diketahui dan dievaluasi oleh pemimpin.

  Pelaksanaannya dilandasi pedoman/petunjuk ("guidelines") yang jelas, baik bagi tugas maupun pelaksana tugas. Artinya pendelegasian menyatakan pedoman-pedoman, larangan-larangan, dan batas-batas dimana seseorang harus bekerja/melakukan kewajibannya. Hal ini menolong setiap orang untuk bekerja dengan baik/patut.

   Melibatkan sumber-sumber daya ("resources") yang pasti. Pendelegasian menyatakan (disertai dengan pernyataan) akan adanya sumber-sumber daya, antara lain sumber daya manusia, keuangan, teknis, atau organisasi yang dapat dipakai seseorang untuk menyelesaikan tugas yang didelegasikan kepadanya.

  Dinyatakan dengan adanya tanggung jawab dan pertanggungjawaban ("responsibility" dan "accountability"). Pendelegasian menyatakan patokan yang akan digunakan untuk menilai hasil/prestasi akhir, yang diwujudkan dengan adanya tanggung jawab dan pertanggungjawaban kerja yang dapat dilakukan dengan membuat/memberi pelaporan pada awal tugas, dalam tugas, dan akhir tugas untuk diketahui dan dievaluasi oleh pemimpin.

    Mempertimbangkan risiko-risiko yang akan terjadi atau ditindaki ("consequences"). Pendelegasian dapat menyatakan akibat-akibat yang akan terjadi, yang baik maupun yang tidak baik, sebagai hasil dari suatu pekerjaan atau tugas yang didelegasikan. Akibat-akibat ini dapat diukur melalui evaluasi/pengkajian yang dilakukan dengan meneliti deskripsi tugas dan hasil kerja atau produk yang telah dilakukan atau dihasilkan. Dengan menanyakan apakah semuanya ini telah dilakukan dengan baik dan sesuai dengan rencana, ketentuan dan prosedur, ataukah malah sebaliknya.

Ada alasan delegasi itu diperlukan,di antaranya :

• Memungkinkan atasan dapat mecapai lebih dari pada mereka menangani setiap tugas sendiri
• Agar organisasi dapat berfungsi lebih efisien
• Atasan dapat memusatkan tenaga kepada suatu tugas yang lebih diprioritaskan
• Dapat mengembangkan keahlihan bawahan sebagai suatu alat pembelajaran dari kesalahan.
• Karena atsan tidak mempunyai kemampuan yang dibutuhkan dalam pembuatan keputusan.
• Pendelegasian memungkinkan manajer perawat mencapai hasil yang lebih baik dari pada semua kegiatan ditangani sendri.
• Agar organisasi berjalan lebih efisien.
• Ppendekatan memungkinkan manajer perawatvdapat memusatkan perhatian terhadap tugas tugas prioritas yang lebih penting.
• Dengan pendelegasian,memungkinkan bawahan untuk tumbuh dan berkembang,bahkan dapat dipergunakan sebagai bahan informasi untuk belajar dari kesalahan atau kerbrhsilan.
• Manfaat Pendelegasian Wewenang
• Manajer memiliki banyak kesempatan untuk mencari dan menerima peningkatan tanggungjawab dari tingkatan manajer yang  tinggi
• Memberikan keputusan yang lebih baik
• Pelimpahan yang efektif mempercepat pembuatan keputusan
• Melatih bawahan memikul tanggungjawab, melakukan penilaian dan meningkatkan keyakinan diri serta kesediaan untuk berinisiatif.

Hambatan Terhadap Pendelegasian Yang Efektif

Penyebab keengganan untuk mendelegasikan wewenang adalah :

• Perasaan tidak aman. Manajer enggan mengambil resiko untuk melimpahkan tugas atau mungkin takut kehilangan kekuasaan bila bawahannya terlalu baik melaksanakan tugas.
• Ketidak mampuan manajer. Sebagian manajer bisa sangat tak teratur dalam membuat perencanaan ke depan.
• Ketidak percayaan kepada bawahan. Manajer merasa bahwa bawahan lebih senang tidak mempunyai hak pembuatan keputusan yang luas

Penyebab keengganan untuk menerima pendelegasian wewenang adalah :

• Perasaan tidak aman bagi bawahan untuk menghindari tanggungjawab dan resiko.
• Bawahan takut dikritik atau dihukum karena membuat kesalahan.
• Bawahan tidak mendapat cukup rangsangan untuk beban tanggungjawab tambahan.
• Bawahan kurang peracaya diri dan merasa tertekan bila dilimpahi wewenang pembuatan keputusan yang lebih besar

Syarat Untuk Delegasi Yang Efektif

a. Kesediaan manajer untuk memberi kebebasan kepada bawahan dalam melaksanakan tugas yang dilimpahkan.

b. Komunikasi yang baik antara manajer dan bawahan.

c. Meningkatkan kompleksitas tugas yang dilimpahkan dan derajat pelimpahan dalam suatu jangka waktu tertentu.

Prinsip-prinsip klasik yang dapat dijadikan dasar untuk delegasi yang efektif adalah:

• Prinsip Skalar

Menyatakan harus ada garis otoritas yang jelas yang menghubungkan tingkat paling tinggi dengan tingkat paling bawah. 

Garis otoritas yang jelas ini memudahkan anggota organisasi untuk megetahui:

a. Kepada siapa dia dapat mendelegasikan

b. Siapa yang dapat melimpahkan wewenang kepadanya

c. Kepada siapa dia bertanggung jawab

Dalam proses penyusunan garis otoritas diperlukan kelengkapan pendelegasian wewenang, yaitu semua tugas yang diperlukan dibagi habis. 

Hal ini digunakan untuk menghindari:

a. Gaps, yaitu tugas-tugas yang tidak ada penangung jawabnya

b. Overlaps, yaitu tanggung jawab untuk satu tugas yang sama diberikan kepada lebih dari satu orang

c. Splits, yaitu tanggung jawab atas tugas yang sama diberikan kepada lebih dari satu-satuan organisasi

• Prinsip kesatuan perintah (unity of command)

    Menyatakan setiap orang dalam organisasi harus melapor pada satu atasan. Melapor pada lebih dari satu orang akan menyulitkan seseorang untuk mengetahui kepada siapa ia harus bertanggung jawab dan perintah siapa yang harus diikuti. Bertanggung jawab kepada lebih dari satu atasan juga akan membuat bawahan dapat menghindari tanggungjawab atas pelaksanaan tugas yang jelek dengan alasan banyaknya tugas dari atasan lain.

Tanggungjawab, wewenang, dan akuntabilitas

    Ketika mendelegasikan pekerjaan, akan berguna jika kita selalu mengingat perbedaan penting antara konsep-konsep wewenang, tanggung jawab, dan akuntabilitas.

    Tanggung jawab ( responsibility ) berarti bahwa seseorang diberikan satu tugas yang seharusnya ia kerjakan. Ketika mendelegasikan tanggung jawab atas suatu pekerjaan, manajer hendaknya mendelegasikan cukup wewenang kepada bawahan untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut. Wewenang, ingat kembali, berarti bahwa seseorang memiliki kekuasaan dan hak untuk mengambil keputusan, memberikan perintah, menggunakan sumber daya, dan melakukan hal-hal lain yang dibutuhkan untuk memenuhi tanggung jawabnya, fronisnya, cukup lazim bagi seseorang untuk memiliki tanggung jawab lebih bayak daripada wewenagnya; mereka harus memberikan kinerja sebaik mungkin melalui taktik-taktik pengaruh secara informal sebagai ganti dari mengandalkan diri sepenuhnya pada wewenang.

    Ketika manajer mendelegasikan tanggung jawab, bawahan akan dianggap bertanggung jawab atas pencapaian hasil. Akuntabilitas (Accountability) berarti bahwa manajer bawahan tersebut memiliki hak untuk mengharapkan bawahan melaksanakan pekerjaan, dan hak untuk mengambil tindakan perbaikan jika bawahan gagal untuk melaksanakannya. Bawahan harus memberikan laporan keatas mengenai status dan kualitas dari kinerjanya untuk tugas yang diberikan.

https://id.pinterest.com/pin/70437484566484/